Prvotním důvodem pro pečlivé ukládání písemností byla snaha evidovat majetek získaný dary i koupěmi, uchovávat písemná potvrzení práv darovaných vrchností městům a postupně i různým městským korporacím a spolkům. Proto písemnosti, které, které zprvu sloužily běžným potřebám městského úřadu, postupem času vyzrávaly v archiválie. Nejstarší záznam o ukládání písemností v jindřichohradeckém městském úřadu je v účetní knize purkmistrovského úřadu z roku 1487. Stará privilegia a ostatní písemnosti městské správy byly uloženy v truhlách na staré radnici na náměstí. Obdobně ukládali písemnosti i na dalších městských úřadech.

Když koncem minulého století začaly vznikat muzea, byly do nich předávány i písemné památky všeho druhu. Později se archivy oddělily od muzeí, a tak vznikly v oblasti dnešního jindřichohradeckého okresu městské archivy v Jindřichově Hradci, Kardašově Řečici, Dačicích, Slavonicích, Třeboni, Lomnici nad Lužnicí a v Suchdole nad Lužnicí. Jejich sloučením v roce 1960 vznikl Okresní archiv v Jindřichově Hradci.

Současnost archivu:

Další oblastí je tzv. předarchivní péče.Podle archivního zákona jsou všechny instituce okresního významu povinny předkládat do okresního archivu ke schválení seznamy všech písemností, které navrhují do skartace zničením nebo k předání do archivu k trvalému uložení. Archiváři oba typy seznamů písemností posuzují, vyjímají z nich písemnosti s trvalou historickou a dokumentární hodnotou a vydávají písemné svolení ke skartaci ostatních písemností. V roce 1999 bylo do archivu převzato 44 běžných metrů písemností a to z Městských úřadů Jindřichův Hradec, Dačice, Suchdol nad Lužnicí, Nová Včelnice, Lomnice nad Lužnicí, Deštná, Gymnázií v Jindř. Hradci a Třeboni a JZD Budíškovice. V rámci předarchivní péče navštěvují archiváři spisovny úřadů, které mají v péči a bezplatně zde metodicky pomáhají při skartačním řízení a dohlížejí na správné ukládání písemností ve spisovnách úřadů.

Do práce archivářů patří rovněž kontrola uložení a fyzického stavu archiválií, které mají uloženy ve svém archivu. To znamená, že kontrolují a vhodně regulují teplotu a vlhkost v depozitářích, pokud naleznou archiválie napadené plísní, ihned je asanují, aby se plíseň nešířila. (Po přestěhování do nových prostor to zatím nebylo potřeba).

Další oblastí je tzv. využívání archiválií. To je vlastně styk s veřejností. Patří sem obsluha badatelů. V roce 2000 navštívilo archiv 128 badatelů, kteří tu vykonali 335 návštěv a bylo jim ke studiu předloženo 750 evidenčních jednotek. Bylo vyřízeno písemně 150 dotazů a žádostí občanů na základě archiválií uloženýchv archivu.

Archiv dále spolupracuje na výstavách zapůjčováním originálů nebo kopií archiválií. V posledním období to byly výstavy k významným osobnostem jako Bedřich Smetana, Hanuš Schweiger nebo Michna z Otradovic. Dále spolupracuje na přípravě expozic na zámku v Bechyni a V Třeboni.

Nejvýznamnější akcí archivu byla celostátní konference archivářů v září roku 1999 “Archivy a zítřek”, které se zúčastnilo 130 archivářů z celých Čech, Moravy a Slezska a na níž zazněla řada referátů významných archivářů a historiků. Sborník z této konference je právě rozesílán všem účastníků konference, do všech archivů, na katedry historie a archivnictví vysokých škol a do některých muzeí, případně na objednávku.

Odborné archivářky publikují v odborných časopisech.

Po technické stránce je archiv vybaven výpočetní technikou, skenery, kamerou i fotoaparátem, kvalitními kopírkami, vozíky, skládacími schůdky a referentským vozem.

Náplň práce archivářů je možno rozdělit do několika oblastí. Hlavní prací je tzv. zpřístupňování archiválií a to formou inventarizace, katalogizace a rejstříkování. V současné době jsou v SokA Jindřichův Hradec inventarizovány fondy obecních úřadů z období před rokem 1945a MNV z Třeboňska a Dačicka (MNV Cizkrajov, MNV Majdalena, ObÚ NováVes nad Lužnicí a ObÚ Suchdol nad Lužnicí). V loňském roce byl zinventarizován fond ONV Dačice (1945-1960), osobní archivy S. Piskáček, V. Slavík, J. Slavík, F. Staněk, T. Sládek a spolek Štítný, katalogizovány byly všechny pečetě do roku 1526 v celkovém počtu 110 kusů.